La transformation d’une « démarche légale » en « démarche utile » : les vrais enjeux de l’élaboration du plan de formation

Newsletter 17 janvier 2012

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Le domaine de la formation en France est l’un des plus réglementés au monde. L’élaboration du plan de formation répond ainsi à une obligation légale. Cette tâche peut être perçue comme une charge administrative importante. Elle est pourtant stratégique, dans la mesure où elle est censée permettre à l’entreprise de définir les grandes orientations en lien avec ses objectifs stratégiques Business, et ainsi d’identifier les besoins de formation à venir.

Cependant, dans encore beaucoup d’entreprises, le plan de formation est trop souvent bâti « en chambre » par les RH au sein des différentes entités de l’entreprise, sans lien réel avec la stratégie globale du Corporate. Il n’est ainsi pas exploité comme il pourrait l’être, c’est-à-dire comme un outil de pilotage de l’activité formation au service des enjeux et de la stratégie Business de l’entreprise.

I. Le plan de formation opérationnel doit être bâti et conçu en lien avec les enjeux stratégiques du business

Le plan, un outil au service de la stratégie du groupe

La définition des priorités Formation (ou orientations générales de formation) constitue la première étape de l’élaboration du plan opérationnel. Cet exercice consiste à identifier les impacts Formation induits par la réponse aux différents enjeux métier stratégiques du Corporate et des différents pôles / business units. L’objectif est de s’assurer d’une part de la bonne déclinaison des orientations stratégiques en priorités formations, et d’autre part, d’améliorer la gestion et le pilotage de l’investissement formation. Cette démarche est axée sur des besoins de formation collectifs et doit nécessairement impliquer aussi bien les responsables Métier des différents niveaux (Corporate, Pôles, business Units) en charge de fixer les enjeux Business, que les acteurs de la ligne RH en charge du plan de formation.
Le plan ne doit pas pour autant négliger les besoins de formation individuels spécifiques à chaque collaborateur. Ainsi, une enveloppe globale estimant ce type de besoins (hors orientations stratégiques) en volumes et en coût doit être intégrée au plan de formation opérationnel. Pour prévoir cette enveloppe budgétaire, les Responsables Formation peuvent se baser sur le réalisé des années précédentes. En effet, à effectif constant, le volume et le coût des formations provenant des demandes individuelles des collaborateurs (hors plan de formation collectif) varie globalement peu d’une année sur l’autre. Par la suite, cette estimation sera régulièrement réestimée au fur et à mesure des mises à jour du plan de formation opérationnel.

Le plan opérationnel est donc composé :
- des actions de formation issues de la déclinaison des orientations stratégiques du Business aux différents niveaux du Groupe (Pôle, Business Lines, entités) dans une logique collective. (exemple : campagne de formation de masse de tous les collaborateurs du Groupe sur la maîtrise des risques, ou formation de tous les managers du Groupe sur la gestion du stress)
- d’une estimation globale des actions de formation à mener hors orientations générales de la formation, dans une logique individuelle. (exemple : formations sur le développement personnel demandées par chaque collaborateur spécifiquement)
La réconciliation des besoins exprimés par les collaborateurs avec les priorités du Business est un élément fondamental dans la constitution du plan, la variable d’ajustement étant le DIF. Il reste néanmoins nécessaire de mettre en place des instances d’arbitrage en cas de conflit telles que la DRH, par exemple, qui trancheront en dernier recours.

Le plan, un outil de pilotage de l’investissement formation mis à jour au fil de l’eau

Le plan opérationnel permet, grâce à une valorisation en heures et en euros, d’avoir une vision pertinente et réaliste de l’investissement formation de l’année à venir, et donc de budgéter en conséquence l’activité formation.
Il est mis à jour au fil de l’eau en fonction des évolutions de contexte ayant un impact sur l’activité Formation. Ces évolutions de contexte sont liées aux changements de stratégie décidés par la Direction, aux évolutions réglementaires, au lancement de nouveaux projets, à l’émergence de nouveaux produits ou services, etc. Ces évolutions du Business ont lieu tout au long de l’année, au fil de l’eau. Elles induisent de nouveaux besoins en termes de formation, transforment les besoins existants, et impliquent donc nécessairement un réarbitrage des priorités formation et in fine du plan de formation opérationnel. Parallèlement, à chaque fois qu’un nouveau besoin apparaît ou lors de la transformation d’un besoin préalablement identifié, il convient d’évaluer la capacité du Groupe à couvrir ce besoin avec l’offre de formation existante. Par conséquent, la mise à jour du plan opérationnel conduit également à identifier les impacts sur l’offre de formation. Ces impacts sur l’offre et les actions à entreprendre (adaptation d’offres existantes, nouveaux projets de conception à lancer ou achats sur étagère à effectuer) doivent être recencés dans un plan d’adaptation de l’offre de formation.

II. Pour certains périmètres, notamment le périmètre France, le plan de formation a également des enjeux réglementaires

En France, il existe une obligation de mise en place d’un plan de formation annuel pour toute entreprise de plus de 20 salariés.

Le plan réglementaire, une photographie à un instant T du plan opérationnel

Le plan de formation réglementaire n’est finalement qu’une photographie à un moment donné du plan de formation opérationnel, afin de répondre à l’obligation d’informer et de consulter les Institutions Représentatives du Personnel (IRP). De ce fait, après avoir fait l’objet d’une information / consultation aux IRP, il n’est pas mis à jour au fil de l’eau pour l’année en cours, contrairement au plan opérationnel.
Pour constituer le plan de formation réglementaire, il suffit d’extraire les actions de formation qui, au sein du plan opérationnel, concernent le périmètre pour lequel des données réglementaires sont à présenter.
Le plan de formation réglementaire représente ainsi la somme d’actions de formation valorisée en heures et en euros, pour chaque population identifiée.

Des écarts entre les plans opérationnel et réglementaire justifiables du fait de l’actualisation du plan opérationnel au fil de l’eau

Les besoins du plan opérationnel sont amenés à évoluer au fil de l’eau en fonction d’ajustements de diverses natures, notamment les évolutions réglementaires et les nouveaux projets. Dans un deuxième temps, il s’agit d’extraire le réalisé formation et de le confronter au plan de formation règlementaire présenté aux partenaires sociaux. Autrement dit, les responsables Formation doivent confronter la photographie prise à un instant T l’année précédente des actions de formation planifiées aux actions de formations réellement mises en œuvre. Enfin, les écarts entre le planifié et le réalisé doivent être justifiés auprès des IRP, à partir des évolutions de contexte ayant abouti à la mise à jour du plan de formation opérationnel.

Le schéma ci-dessous présente l’articulation entre d’une part le plan de formation opérationnel mis à jour au fil de l’eau, et d’autre part le plan de formation règlementaire qui lui reste figé :

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En définitive, le plan opérationnel doit être un outil stratégique de développement des compétences des collaborateurs, permettant, dans une logique « top-down », de répondre aux enjeux Business définis par le Corporate, puis déclinés et adaptés au sein des différentes business units ou pôles d’activité.
La plupart des grands Groupes ont déjà engagé une réflexion autour du plan de formation en suivant cette logique. Pour autant, l’existence d’un plan de formation opérationnel évoluant au fil de l’eau en lien étroit avec les changements stratégiques du Business n’est pas encore une réalité.
L’élaboration du plan opérationnel ainsi que ses mises à jour au fil de l’eau sont des activités très chronophages si le processus du plan est peu ou mal mécanisé, d’où l’importance d’outils SI fiables et mutualisés de l’activité formation et de processus clairement définis. Ces changements passent par le lancement de projets d’envergure englobant non seulement l’accompagnement du changement de perception qui doit s’opérer au sujet du plan de formation, mais encore le déploiement d’outils homogènes au sein du Groupe pour pouvoir bâtir les plans de formation et suivre leur réalisation.
Cela constitue un premier pas dans le repositionnement de la fonction Formation –et plus globalement RH- comme étant un partenaire stratégique du métier.

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Tags :Formation, management, plan de formation, Ressources Humaines, RH

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